MÉTODO STRATIA · 4 PASSOS
Automação não é ferramenta. É método.
Sabe por que tanta automação dá errado? Porque automatiza a bagunça. E bagunça automática erra mais rápido. O método tem quatro passos, sempre nessa ordem.
“Bagunça automática erra mais rápido.”
-
Mapear
- O que é
- desenhar o caminho real do processo: quem faz, em que ordem e com qual informação.
- Faça amanhã
- escolha um processo que se repete toda semana (ex.: orçamento). Sente com quem faz e anote cada passo num papel, do pedido do cliente até a resposta. Marque cada vez que alguém digita a mesma informação de novo.
- Pronto quando
- qualquer pessoa da equipe olha o desenho e reconhece o processo como ele é, não como deveria ser.
-
Padronizar
- O que é
- tirar o "depende". Todo orçamento com os mesmos campos, o mesmo prazo e o mesmo modelo.
- Faça amanhã
- liste os campos que todo orçamento precisa ter. Escreva as regras que hoje estão na cabeça de alguém (ex.: "desconto acima de X precisa de aprovação"). Crie um modelo único.
- Pronto quando
- duas pessoas diferentes, com o mesmo pedido, chegam ao mesmo orçamento.
-
Automatizar
- O que é
- só aqui entra a IA. Ela recebe o pedido, preenche o modelo e manda pra aprovação de uma pessoa.
- Faça amanhã
- marque no seu mapa qual passo é repetido e tem regra clara. Esse é o candidato. Defina também onde a pessoa continua: quem aprova e o que acontece quando foge da regra.
- Pronto quando
- a automação faz o repetido e sabe a hora de chamar alguém.
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Medir
- O que é
- comparar o antes e o depois com um número só.
- Faça amanhã
- antes de mudar qualquer coisa, anote o "antes": quanto tempo leva hoje, do pedido à resposta. Sem esse número, não dá pra saber se melhorou.
- Pronto quando
- você consegue dizer "levava tanto, agora leva tanto". Exemplo: um orçamento que levava um dia e passou a levar uma hora. Isso é resultado.
✕ ERRO COMUM
Começar pelo passo 3. Comprar a ferramenta antes de mapear e padronizar é automatizar a bagunça.
FOLHA DE TRABALHO · 02 / 02
Aplique amanhã
01 · MAPEAR
Desenhe o caminho (uma estação por passo):
- Anotei cada passo com quem faz
- Marquei onde a informação é digitada de novo
- Marquei onde o processo espera alguém
02 · PADRONIZAR
Campos que todo pedido precisa ter: ______
Regras que hoje estão na cabeça de alguém: ______
- Criei um modelo único
- Escrevi as regras e quem aprova o quê
03 · AUTOMATIZAR
Passo repetido e com regra clara (candidato): ______
Onde a pessoa continua (aprovação / exceção): ______
- Sei o que a automação faz
- Sei quando ela chama uma pessoa
04 · MEDIR
| Medida | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Tempo do pedido à resposta | ______ | ______ |
| Vezes que alguém redigita | ______ | ______ |
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