AUDITORIA IA · ENTREGÁVEL DE EXEMPLO
Mapa de transformação · Distribuidora Exemplo
EXEMPLO · EMPRESA FICTÍCIA · NÚMEROS ILUSTRATIVOS
stratia@auditoria:~$ perfil --empresa
empresa ......... Distribuidora Exemplo (FICTÍCIA)
setor ........... distribuição de materiais de construção
clientes ........ lojas de bairro e construtoras
equipe .......... 28 pessoas (ilustrativo)
canais .......... WhatsApp, telefone e e-mail
sistemas ........ ERP, planilhas, WhatsApp, internet banking
COMO LER ESTE EXEMPLO
Esta é uma empresa inventada para mostrar o formato do entregável. Nomes, quantidades, horas e valores são ilustrativos e não representam nenhum cliente da Stratia. Numa Auditoria IA de verdade, esses números saem do levantamento com a sua equipe.
RESUMO EM 3 ACHADOS
O pedido passa por 5 mãos e 3 sistemas antes de virar nota. O mesmo dado é digitado 3 vezes.
Cobrança e pedido concentram o atrito. Juntos, respondem pela maior parte das horas de tarefa repetida que mapeamos (estimativa ilustrativa).
O "depende" mora no crédito. A regra de liberação de pedido para cliente com atraso existe só na cabeça do gerente financeiro.
RECOMENDAÇÃO
Começar por padronizar e automatizar a entrada de pedido, com aprovação humana do crédito, e em seguida a régua de cobrança.
MAPA DE PROCESSOS · 02 / 04
Onde o trabalho passa por muitas mãos
Processos mapeados · horas por mês = estimativa ilustrativa EXEMPLO
| Processo | Etapas | Mãos | Sistemas | Onde trava | Horas/mês (ilustr.) |
|---|---|---|---|---|---|
| Pedido de venda | 7 | 5 | WhatsApp, planilha, ERP | pedido digitado 3 vezes; crédito conferido à mão | 60 |
| Cobrança | 5 | 2 | ERP, banco, WhatsApp | lista de atraso montada à mão toda segunda | 40 |
| Cadastro de cliente | 4 | 2 | planilha, ERP | campos diferentes em cada sistema | 15 |
| Separação e expedição | 5 | 3 | ERP impresso | pedido em papel; dúvida volta pro vendedor | 20 |
| Faturamento (nota fiscal) | 3 | 1 | ERP | espera o pedido "liberado" pelo financeiro | 10 |
| Relatório semanal de vendas | 4 | 1 | ERP, planilha | montado do zero toda sexta | 12 |
FLUXO ATUAL DO PEDIDO (AS-IS)
Cliente
manda o pedido no WhatsApp (texto, áudio ou foto da lista).
Vendedor
digita o pedido na planilha de pedidos.
✕ 1ª digitação
Financeiro
confere o crédito do cliente no ERP e no banco e libera ou segura (regra não escrita).
✕ espera
Auxiliar administrativo
digita o pedido liberado no ERP.
✕ 2ª digitação
Expedição
imprime, separa e, se falta item, liga pro vendedor, que avisa o cliente.
✕ 3ª digitação (ajuste manual)
COMO LER O MAPA
Procure a tarefa que passa por mais mãos. Ali mora o atraso. Aqui, o pedido.
GARGALOS E PRIORIDADE · 03 / 04
O que automatizar, em que ordem
GARGALOS EM ORDEM DE IMPACTO
COMEÇAR AQUI
Entrada de pedido
alto impacto, esforço médio · depende de padronizar o pedido antes
PLANEJAR
Cobrança
alto impacto, esforço maior · depende da integração com o banco
GANHO RÁPIDO
Relatório semanal
impacto médio, esforço baixo
DEIXAR PRA DEPOIS
Cadastro de cliente
| # | Gargalo | O que automatizar | O que fica com a pessoa | Tipo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Entrada de pedido | O agente lê o pedido do WhatsApp, preenche o modelo padrão e lança no ERP | Vendedor confirma itens com dúvida; financeiro aprova crédito fora da regra | Agente + integração WhatsApp ↔ ERP |
| 2 | Cobrança | Régua automática: aviso antes do vencimento, no dia e após o atraso; lista de atraso gerada sozinha | Financeiro negocia acordos e casos sensíveis | Automação + integração banco ↔ ERP |
| 3 | Relatório de vendas | Relatório montado do ERP e enviado toda sexta no horário combinado | Gerente comercial analisa e decide | Automação |
| 4 | Cadastro de cliente | Formulário único que alimenta planilha e ERP | Conferência de documentos do cliente novo | Integração |
POR QUE NÃO COMEÇAR PELO MAIS BONITO
O relatório automático é o mais vistoso, mas o pedido é onde está o maior retorno e o maior risco de erro. Comece pelo item de maior retorno e menor esforço viável.
RETORNO ESTIMADO (EXEMPLO ILUSTRATIVO) EXEMPLO
R$ 2.000 por mês
horas liberadas por mês (estimativa) × custo da hora (informado pela empresa) = retorno mensal estimado
40 h/mês × R$ 50/h = R$ 2.000 por mês
Valores ilustrativos de uma empresa fictícia. O retorno real só se conhece depois de medir (passo 4 do método). Para calcular o payback, entra também o investimento do projeto, que é definido na etapa de Projeto e não faz parte deste exemplo.
ROTEIRO · 04 / 04
Do mapa ao primeiro processo rodando
-
Fase 1 · Padronizar o pedido
- O que muda
- modelo único de pedido (campos, unidades, prazo) e regra de crédito escrita, com alçada definida.
- Dono
- gerente comercial + gerente financeiro.
- O que medir
- % de pedidos que chegam completos no modelo.
-
Fase 2 · Automatizar a entrada de pedido
- O que muda
- o agente recebe o pedido no WhatsApp, preenche o modelo e lança no ERP. Pedido fora da regra de crédito vai para aprovação humana, com o histórico.
- Dono
- gerente comercial (responsável humano pelo agente).
- O que medir
- tempo entre a mensagem do cliente e o pedido liberado; pedidos redigitados.
-
Fase 3 · Régua de cobrança
- O que muda
- avisos automáticos antes, no dia e depois do vencimento; lista de atraso gerada todo dia.
- Dono
- gerente financeiro.
- O que medir
- valor em atraso e horas gastas montando lista de cobrança.
-
Fase 4 · Relatório semanal automático
- O que muda
- relatório montado direto do ERP, enviado toda sexta.
- Dono
- gerente comercial.
- O que medir
- horas na montagem do relatório (meta: perto de zero) e uso do relatório na reunião de vendas.
stratia@auditoria:~$ proximos-passos
1. validar o mapa com a equipe que executa o processo
2. aprovar a regra de crédito escrita (fase 1)
3. decidir: seguir para o Projeto da fase 2
Prazos: a duração de cada fase é definida na etapa de Projeto, depois da auditoria. Este exemplo não traz datas.
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O primeiro passo é o diagnóstico gratuito.
Quero meu diagnósticoDocumento de exemplo. "Distribuidora Exemplo" é uma empresa fictícia; pessoas, quantidades, horas e valores são ilustrativos e não representam resultado de nenhum cliente.